Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

1. Administratorem danych osobowych jest „VIATELL” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, adres siedziby: Aleja Śląska 1, 54-⁠118 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000293991, NIP 8971736311, kapitał zakładowy 50 000 zł (dalej „Administrator”). Administrator działa pod nazwą Kalimetr.
2. W sprawach danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
   1. e-mailem: kontakt@kalimetr.pl, najlepiej z tematem „Dane osobowe”;
   2. listownie na adres siedziby;
   3. telefonicznie: 575 621 877.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku według art. 37 RODO: nie przetwarza na dużą skalę danych szczególnych kategorii ani nie monitoruje osób regularnie i systematycznie na dużą skalę.
4. Pojęcia użyte w dokumencie:
   1. RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
   2. PKE: ustawa z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej;
   3. Strona: serwis internetowy Kalimetr;
   4. Użytkownik: każda osoba, która korzysta ze Strony;
   5. Klient: osoba, która pyta o usługę, rezerwuje termin albo zawiera umowę;
   6. Warsztat: przedsiębiorca korzystający z file service B2B;
   7. Odczyt: plik z zawartością pamięci sterownika silnika (ECU) albo skrzyni biegów (TCU).

2. Jakie dane przetwarzamy

Administrator przetwarza tylko dane potrzebne do danego celu, zależnie od usługi:

1. Dane kontaktowe: imię (w formularzach nieobowiązkowe), telefon, e-mail, preferowany sposób kontaktu, miejscowość, a przy dojeździe adres wizyty. Nazwisko pojawia się w protokole, oświadczeniu i dokumentach rozliczeniowych.
2. Dane pojazdu: marka, model, silnik, rok produkcji, przebieg, skrzynia biegów, sterownik, modyfikacje mechaniczne i objawy usterek. W formularzach na Stronie numer VIN jest obowiązkowy tylko przy kalibracjach motorsport i off-road, bo wpisuje się go w oświadczenie o przeznaczeniu pojazdu. Przy wykonaniu usługi Administrator zapisuje VIN w protokole, dokumencie gwarancyjnym i opisie archiwum oryginału, bo identyfikuje on pojazd objęty gwarancją. VIN zwykle znajduje się też w Odczycie i na zdjęciu tabliczki znamionowej. Dane pojazdu powiązane z Klientem są danymi osobowymi.
3. Pliki techniczne: Odczyty, logi (zapisy parametrów pracy silnika z jazdy), raporty błędów, pliki kalibracji. Położenia GPS zapisywanego przez niektóre aplikacje Administrator nie potrzebuje, więc tę funkcję można wyłączyć (instrukcja logowania).
4. Wyniki pomiaru GPS: czasy przyspieszenia i elastyczności, prędkości i warunki pomiaru przed tuningiem i po nim.
5. Dokumentacja zlecenia: protokół przyjęcia, żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, oświadczenie o przeznaczeniu pojazdu (także skan z podpisem), zdjęcia dokumentacyjne (licznik, tabliczka z VIN, stan auta i zamontowanych części, ekran testera), dokument gwarancyjny, zgłoszenia i reklamacje.
6. Dane rezerwacji: dane wpisane w kalendarzu Cal.com (punkt 3).
7. Dane rozliczeniowe: imię i nazwisko albo firma, adres, NIP, kwota, data i sposób płatności.
8. Korespondencja: e-maile, wiadomości SMS i wiadomości z komunikatorów (WhatsApp, Messenger, Instagram) wraz z załącznikami.
9. Nagrania rozmów telefonicznych: Administrator nagrywa rozmowy z Klientami i informuje o tym na początku każdej rozmowy.
10. Dane Warsztatów: nazwa warsztatu, NIP, osoba kontaktowa, telefon, e-mail.
11. Dane klientów Warsztatów: VIN, przebieg i inne dane zapisane w Odczytach, logach i raportach, które Warsztat przekazuje w zleceniu.
12. Dane techniczne: adres IP i dane przeglądarki potrzebne do ochrony formularzy, a za zgodą także dane analityczne (identyfikatory z plików cookies, odwiedzone podstrony, zdarzenia, zamaskowane nagrania sesji).
13. Opinie i realizacje: treść opinii, podpis wybrany przez autora, dane auta, wykresy z logów i zdjęcia, zawsze za zgodą i bez tablic rejestracyjnych, VIN i wizerunku osób.

Administrator nie prowadzi monitoringu wizyjnego i nie potrzebuje danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Nie należy ich wpisywać w polach „Uwagi” i „Wiadomość”.

Skąd pochodzą dane

Większość danych Administrator otrzymuje od osoby, której dotyczą. Część powstaje przy usłudze (Odczyt, logi, wyniki pomiaru, zdjęcia). Jeśli pliki albo dane przesyła mechanik, Warsztat lub inna osoba w imieniu Klienta, Administrator otrzymuje dane Klienta od tej osoby. Dane rezerwacji trafiają do Administratora przez usługę Cal.com.

3. Cele i podstawy prawne

Dane zapisane w pamięci przeglądarki zostają na urządzeniu Użytkownika. Administrator otrzymuje je dopiero po wysłaniu formularza. Zapamiętane dane warsztatu usuwa przycisk „Usuń zapamiętane dane” w formularzu B2B.

Administrator nie prowadzi marketingu: nie ma newslettera, nie wysyła ofert i nie używa reklamowych plików cookies. Jedyna wiadomość po usłudze to prośba o opinię, tylko za osobną zgodą.

4. Pliki odczytu, VIN i logi: jak je chronimy

Odczyt to kopia oprogramowania sterownika. Zwykle zawiera VIN i numery identyfikacyjne sterownika, więc powiązany z Klientem jest daną osobową. Administrator wykorzystuje Odczyty, logi i raporty błędów do przygotowania kalibracji, analizy logów, korekt, obsługi gwarancji i powrotu do oprogramowania seryjnego. Nie sprzedaje ich, nie przekazuje innym firmom tuningowym i nie publikuje. Wykresy z logów pokazuje na Stronie tylko za zgodą właściciela auta, bez VIN i tablic rejestracyjnych.

Przesyłanie i przechowywanie na serwerze

1. Pliki przesyłane są szyfrowanym połączeniem (HTTPS), razem z formularzem.
2. Serwer przyjmuje tylko określone rodzaje plików i sprawdza ich typ oraz rozmiar (do 32 MB na plik i 64 MB na zgłoszenie).
3. Pliki trafiają do katalogu poza publiczną częścią serwera, więc nie ma do nich adresu na Stronie. Zapisywane są pod losowymi nazwami, z opisem: numer zgłoszenia, nazwa, rozmiar, suma kontrolna i data wygaśnięcia.
4. Do pobrania pliku służy link z długim losowym kluczem, ważny 90 dni. Link trafia tylko do skrzynki Administratora. Liczba pobrań z jednego adresu jest ograniczona, a zły albo wygasły link nie zdradza, czy plik istnieje.
5. Pliki o łącznym rozmiarze do 10 MB są też załączane do e-maila ze zgłoszeniem, który serwer wysyła do skrzynki Administratora przez szyfrowane połączenie z serwerem poczty. Potwierdzenie wysyłane Klientowi zawiera tylko numer zgłoszenia, bez danych wpisanych w formularz.
6. Po 90 dniach zadanie uruchamiane automatycznie na serwerze usuwa pliki razem z ich opisem.
7. Kopie zapasowe konta u dostawcy hostingu mogą zawierać pliki dłużej (punkt 5).

Archiwum oryginału

Po przyjęciu zlecenia pełny Odczyt trafia do archiwum oryginałów, opisany numerem zlecenia i danymi auta, w tym VIN. Archiwum służy do bezpłatnego powrotu do oprogramowania seryjnego, który Administrator oferuje bez limitu czasu, oraz do obsługi gwarancji. Dostęp do archiwum mają tylko osoby obsługujące zlecenia. Archiwum jest przechowywane na zaszyfrowanych nośnikach, z kopią zapasową. Kopię Odczytu Klient dostanie na życzenie, a na jego żądanie Administrator usunie Odczyt z archiwum (skutki opisuje punkt 8). Zasady archiwum i powrotu do seryjnego opisuje strona gwarancja, archiwum oryginału i powrót do seryjnego.

Numer VIN

W formularzach VIN jest obowiązkowy tylko przy kalibracjach motorsport i off-road, bo identyfikuje pojazd w oświadczeniu o jego przeznaczeniu. Przy wykonaniu usługi VIN trafia do protokołu, dokumentu gwarancyjnego i opisu archiwum oryginału. Pozostałe formularze i kalendarz rezerwacji nie pytają o VIN ani numer rejestracyjny, ale VIN bywa zapisany w Odczycie, raporcie błędów i na zdjęciu tabliczki znamionowej.

Granice zabezpieczeń

Administrator stosuje środki odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO): upoważnienia i poufność osób obsługujących zlecenia, szyfrowane połączenia, ograniczony dostęp i usuwanie plików po okresach z punktu 5. Żadne zabezpieczenie nie daje pełnej gwarancji. W razie naruszenia ochrony danych Administrator zawiadamia Prezesa UODO i osoby, których dane dotyczą, gdy wymagają tego art. 33 i 34 RODO.

5. Okresy przechowywania

Po upływie okresów z tabeli dane są usuwane albo anonimizowane. Jeśli ten sam element służy kilku celom, obowiązuje najdłuższy okres.

Dlaczego archiwum oryginału nie ma daty usunięcia. Bezpłatny powrót do oprogramowania seryjnego jest częścią usługi i nie ma limitu czasu, a bez oryginału nie da się go wykonać. Dlatego Odczyt jest przechowywany tak długo, jak Klient może chcieć z tego skorzystać, czyli do żądania usunięcia. Żądanie można złożyć w każdej chwili, bez podawania powodu.

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do poufności (pracownicy i współpracownicy obsługujący zlecenia, także w Szczecinie). Dostawcy przetwarzają dane w imieniu Administratora na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), a część odbiorców to odrębni administratorzy.

Jeśli część usługi wykona podwykonawca (np. czyszczenie filtra DPF), Administrator przekaże mu tylko dane potrzebne do tej części i poinformuje o tym Klienta wcześniej. Dane mogą też otrzymać organy publiczne i sądy, gdy wymagają tego przepisy, oraz doradcy prawni przy dochodzeniu roszczeń.

Komunikatory

WhatsApp, Messenger i Instagram są usługami Meta. Kto pisze przez komunikator, korzysta z niego na zasadach Meta, a Meta przetwarza dane jako odrębny administrator. Administrator odpowiada za dane z wiadomości i traktuje je jak zapytania z formularza. Kto nie chce korzystać z usług Meta, może napisać e-mail, zadzwonić albo wysłać formularz wyceny.

Kalendarz i mapa

Kalendarz Cal.com i mapa Google wczytują się dopiero po kliknięciu „Pokaż kalendarz terminów” albo „Pokaż w Mapach Google”. Cal.com otrzymuje też rodzaj wizyty, lokalizację, a po przejściu z konfiguratora nazwę usługi i auta.

7. Przekazywanie danych poza EOG

1. Google, Microsoft, Cloudflare i Cal.com mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych.
2. Przekazanie do Google LLC, Microsoft Corporation i Cloudflare, Inc. opiera się na decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. (EU-US Data Privacy Framework), bo te podmioty są w wykazie uczestników programu (stan sprawdzony 29 września 2026 r.). Część z nich stosuje dodatkowo standardowe klauzule umowne.
3. Przekazanie do Cal.com, Inc. opiera się na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
4. Wykaz uczestników programu jest na stronie www.dataprivacyframework.gov, a standardowe klauzule umowne na stronie Komisji Europejskiej. Kopię zabezpieczeń u danego dostawcy Administrator wskaże na prośbę wysłaną na kontakt@kalimetr.pl.
5. Meta przekazuje dane do USA jako odrębny administrator, na zasadach swojej polityki prywatności (Meta Platforms, Inc. jest w wykazie uczestników programu Data Privacy Framework).
6. Jeśli decyzja 2023/1795 przestanie obowiązywać albo dostawca straci certyfikację, Administrator oprze przekazanie na standardowych klauzulach umownych albo zrezygnuje z usługi i zaktualizuje ten dokument.

8. Twoje prawa

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
2. sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych (art. 17 RODO), z wyjątkiem danych, które Administrator musi przechowywać na podstawie przepisów (np. dokumenty księgowe) albo potrzebuje do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), np. na czas wyjaśnienia, czy dane są prawidłowe;
5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody albo umowy (art. 20 RODO), czyli otrzymania ich w popularnym formacie i przekazania innemu administratorowi;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO), w tym wobec nagrywania rozmów;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO). Zgodę na cookies zmienia przycisk „Ustawienia cookies” w stopce, a pozostałe zgody można wycofać wiadomością na kontakt@kalimetr.pl.

Usunięcie archiwum oryginału

Na żądanie Klienta Administrator usunie Odczyt z archiwum, a przed usunięciem może wysłać Klientowi jego kopię. Po usunięciu Administrator nie przywróci oprogramowania seryjnego z własnej kopii, więc bezpłatny powrót do seryjnego z archiwum nie będzie już możliwy. Dane potrzebne do rozliczeń i ewentualnych roszczeń zostają do końca okresów z punktu 5.

Jak złożyć wniosek

Wniosek można wysłać e-mailem na kontakt@kalimetr.pl albo listownie na adres siedziby. Warto podać numer zlecenia albo auto, którego dotyczy sprawa. Jeśli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, może poprosić o dodatkowe informacje (art. 12 ust. 6 RODO). Odpowiedź przychodzi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin można przedłużyć o dwa miesiące, o czym Administrator informuje w ciągu pierwszego miesiąca. Realizacja praw jest bezpłatna.

Klienci Warsztatów, których dane Administrator otrzymał w zleceniu B2B, kierują wnioski do Warsztatu. Jeśli wniosek trafi do Administratora, zostanie przekazany Warsztatowi, a Administrator pomoże go zrealizować. W zakresie numeru VIN przypisanego do zlecenia B2B Administrator jest administratorem i sam realizuje wnioski.

Skarga do organu nadzorczego

Każdy, kto uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-⁠014 Warszawa (uodo.gov.pl).

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływały na osobę (art. 22 RODO).

1. Konfigurator na Stronie liczy cenę orientacyjną na podstawie wybranego auta. Ostateczną cenę potwierdza człowiek po identyfikacji sterownika, zanim cokolwiek zostanie zmienione.
2. Ochrona formularza (Cloudflare Turnstile) automatycznie odróżnia ludzi od automatów. Jeśli błędnie zablokuje zgłoszenie, można zadzwonić albo napisać e-mail. Narzędzia analityczne służą do zbiorczych statystyk, nie do oceny konkretnych osób.

10. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane Administrator nie odpowie na zapytanie ani nie przygotuje wyceny. Imię, przebieg, pliki w formularzu wyceny i uwagi są nieobowiązkowe.
2. Do zawarcia i wykonania umowy potrzebne są dane kontaktowe, dane pojazdu i Odczyt, a w tuningu wysyłkowym także logi (bez logu po wgraniu Administrator zamyka zlecenie jako niezweryfikowane i nie obejmuje go gwarancja na kalibrację; uprawnienia z przepisów zostają bez zmian). To wymóg umowny (regulamin usług, tuning wysyłkowy).
3. W formularzach VIN jest wymagany tylko przy kalibracjach motorsport i off-road; bez niego Administrator nie przygotuje oświadczenia i nie przyjmie takiego zlecenia. Do wykonania usługi i wystawienia dokumentu gwarancyjnego VIN jest wymogiem umownym.
4. W zleceniach B2B wymagane są nazwa warsztatu i NIP, bo trafiają na fakturę. Zasady współpracy opisuje regulamin file service B2B, a ofertę strona file service dla warsztatów.
5. Dane do faktury są wymogiem ustawowym, gdy fakturę trzeba wystawić.
6. Zgody (na analitykę, kalendarz i mapę, prośbę o opinię, publikację opinii albo realizacji) są nieobowiązkowe. Ich brak nie wpływa na wycenę, cenę ani wykonanie usługi.

11. Cookies

Strona używa plików cookies i podobnych technologii (pamięci przeglądarki). Bez zgody działają tylko te niezbędne: zapamiętanie wyboru zgód, szkic formularza i ochrona formularzy przed spamem. Google Analytics 4, Microsoft Clarity, kalendarz Cal.com i mapa Google wczytują się dopiero po zgodzie. Listę plików, cele, czas działania i sposób zmiany zgody opisuje polityka cookies i ustawienia zgód.

12. Zmiany polityki

1. Administrator aktualizuje dokument, gdy zmieniają się przepisy, dostawcy albo sposób przetwarzania danych. Każda wersja ma numer i datę, a zmiany są wymienione w historii zmian na końcu strony.
2. Jeśli zmiana wymaga nowej zgody, Administrator poprosi o nią ponownie, np. w banerze cookies.
3. Pytania o dane osobowe można kierować na kontakt@kalimetr.pl albo przez stronę kontakt. Przepisy dotyczące samego chiptuningu opisuje strona informacja prawna.